Șabloane pentru serviciul clienți

Un studiu publicat de Gartner Group sugerează că 80% din veniturile viitoare ale unei companii vor fi generate de la 20% din clienții săi.

Mai mult, se pare că consumatorii mulțumiți vor cheltui de obicei cu aproape 70% mai mult în al treilea an în comparație cu primul lor an.

Furnizarea de servicii pentru clienți de calitate necesită timp, și aici șabloanele pentru serviciul clienți sunt foarte utile. În acest articol, vom vorbi despre spectrul larg de beneficii care vine odată cu utilizarea șabloanelor de comunicare și câteva sfaturi valoroase pe care le veți putea integra pentru a spori satisfacția clienților.

Deci, de ce să folosim șabloanele pentru serviciul clienți?

Timp economisit

Este sigur să presupunem că clientela dvs. contactează departamentul de Asistență Clienți pentru a rezolva un număr limitat de probleme. Să presupunem că 4-5 sunt probleme frecvente și ocupă aproximativ 80% din „lățimea de bandă” a departamentului dvs. de asistență.

Utilizând șabloane, echipa de asistență se poate concentra pe abordarea efectivă a problemelor întâmpinate de clienți, mai degrabă decât pe timpul petrecut pe tastare. Acestea fiind spuse, este important să subliniem că nu toate problemele pot fi rezolvate folosind un șablon, dar se va reduce considerabil pierderea de timp.

Mai puțin spațiu pentru greșeli

Oamenii sunt predispuși să facă greșeli, mai ales atunci când vine vorba de gramatică sau ortografie, și asta este complet normal. Cu toate acestea, companiile ar trebui să încerce să reducă la minimum posibilitatea cuvintelor scrise greșit în e-mailuri, mesaje și alte forme de interacțiune B2C. Șabloanele pentru serviciul clienți sunt o modalitate excelentă de a obține acest lucru.

Dezvoltând un set de șabloane de înaltă calitate, vă puteți asigura că clienții dvs. vor primi e-mailuri impecabile verificate în prealabil, care le vor rezolva rapid dificultățile.

4 Customer Service Fails | Live AgentP0Y0M0DT0H0M55S

Live AgentOctober 14, 2024

Satisfacția angajaților

Dacă există o oportunitate de a elimina sarcinile inutile pentru ziua de muncă a angajaților dvs., acest lucru va fi foarte apreciat. Angajaților le place când angajatorii le respectă timpul și le permit să se dedice lucrurilor care chiar contează.

Viteză de răspuns crescută

Consumatorii au așteptări mari în ceea ce privește timpul de răspuns. Potrivit unui raport publicat de Harvard Business Review, companiilor le ia în general prea mult timp să răspundă solicitărilor clienților. Timpul mediu de răspuns în rândul companiilor consultate a fost de 42 de ore, ceea ce este, sincer, prea mult. Reacția rapidă vă va oferi un avantaj competitiv considerabil.

Coerența în comunicare

Companiile cărora le pasă de marca lor, acordă multă atenție tonului lor de brand. Aceasta este o fațetă importantă care definește experiența prin care trece un client atunci când interacționează cu afacerea lor.

Un exemplu uimitor de ton consistent în comunicare este MailChimp, serviciul de marketing prin e-mail. ‘Vocea și Ghidul de Stil de Ton’ merită cu siguranță verificate pentru a înțelege mai bine cum să abordați conținutul de scriere și șabloanele care sunt în concordanță cu imaginea dvs. de marcă.

Cele mai bune practici pentru șabloanele de comunicare

Personalizați șabloanele

Clienții apreciază atunci când sunt tratați „ca o ființă umană” și nu doar ca un număr dintr-o foaie de calcul. Peste 70% din consumatori exprimă frustrare atunci când experiența lor nu este personalizată. Mai mult, sunt deseori dispuși să plătească tarife premium pentru a beneficia de un tratament adecvat.

Deși este posibil să utilizați un mesaj șablon, faceți-vă întotdeauna timp pentru a utiliza cel puțin numele clientului.

Structura logică a numelor

Ca afacere, veți avea clienți care provin din medii etnice diferite, ceea ce implică faptul că au structuri de nume diferite. Țineți cont de acest lucru atunci când creați un mesaj șablon.

Încercați să aveți cât mai multe articole din Baza de Cunoștințe pregătite

Este esențial să vă actualizați permanent baza de cunoștințe. Prin urmare, departamentul de asistență pentru clienți poate furniza întotdeauna clientelei dvs. informații exacte care sunt imediat accesibile.

„O bază de cunoștințe bine construită va îmbunătăți considerabil relațiile cu clienții dvs., dar va avea, de asemenea, un impact mare asupra timpului necesar formării de personal nou, ceea ce va reduce în mod inerent și cheltuielile.”

Ronak Meghani – Co-Fondator al Magneto IT Solutions.

Tipuri de șabloane de comunicare

Șabloane de e-mail formale / de afaceri

Aspectul crucial din spatele acestui tip de șablon este că este „formal”. Acordați o atenție suplimentară erorilor legate de punctuație, asigurați-vă că utilizați suficiente cuvinte de tranziție, evitați îmbinările cu virgulă și, de asemenea, fiți atent la modul în care vă semnați.

Dacă doriți să aflați mai multe, am creat câteva Șabloane de afaceri de folosit imediat.

Șabloane de solicitare

Când încercați să scrieți un șablon de solicitare clienților, luați în considerare cele mai frecvente solicitări pe care le primiți de la clientela dvs.

Iată câteva exemple pe care le puteți găsi utile:

• Serviciul dvs. este uimitor, dar iată care este problema mea.
• Sunt nemulțumit de serviciul dvs. și iată de ce.
• Sunt nou aici, cum [acționez]?

Scripturi de chat live și Răspunsuri Predefinite

Deși sunt extrem de utile, trimiterea unui răspuns predefinit greșit poate reduce satisfacția clienților. Folosiți-le ca șabloane, dar adaptați cel mai potrivit răspuns la situația clientului dvs. De asemenea, nu folosiți jargon tehnic în exces și nu uitați să-l presărați cu puțin umor atunci când este cazul.

Șabloane de vânzări

Aceste șabloane sunt destul de problematice. Scopul dvs. este să oferiți cât mai multă valoare potențială într-un număr foarte mic de cuvinte. De asemenea, este esențial să personalizați aceste mesaje cât mai mult posibil, astfel încât e-mailurile dvs. de vânzări să nu fie considerate spam.

Dacă doriți să aflați mai multe, am creat câteva Șabloane de vânzări de folosit imediat.

Șabloane de marketing

Când vine vorba de șabloanele de marketing, este esențial să vă concentrați asupra menținerii vocii mărcii, mai ales dacă aceste șabloane sunt direcționate către clienții dvs. existenți.

Dacă doriți să aflați mai multe, am creat câteva Șabloane de marketing de folosit imediat.

Șabloane SMS

Mesageria text este în prezent printre cele mai eficiente medii de marketing. Partea dificilă a șabloanelor SMS este că acestea trebuie să fie scurte, în timp ce obiectivul dvs. este să inserați un îndemn convingător, să îl personalizați și să oferiți multă valoare destinatarului.

Șabloane pentru servicii clienți gata-de-utilizat:

Dacă doriți să aflați mai multe, citiți LiveAgent – Șabloane.

Concluzie

Șabloanele sunt o soluție excelentă pentru un spectru larg de probleme. Cu toate acestea, companiile trebuie să abordeze dezvoltarea șabloanelor de comunicare cu atenția necesară, luând în considerare că un șablon utilizat greșit sau slab executat poate diminua scopul creșterii satisfacției clienților. 

Descoperiți pe cont propriu

Cunoașterea este importantă, dar numai atunci când este pusă în practică. Testați totul în academia noastră chiar în cadrul LiveAgent.

LiveAgent 2021 Better Customer Service Starts Today | Live AgentP0Y0M0DT0H0M72S

Live AgentOctober 14, 2024

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Întrebare”, “name”: “Șabloanele pentru serviciul clienți pot crește satisfacția?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Răspuns”, “text”: “Da, dar companiile trebuie să abordeze dezvoltarea șabloanelor de comunicare cu atenția necesară, luând în considerare că un șablon utilizat greșit sau slab executat poate diminua scopul creșterii satisfacției clienților.” } }, { “@type”: “Întrebare”, “name”: “De ce ar trebui să utilizați șabloane pentru serviciul clienți?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Răspuns”, “text”: “Oamenii sunt predispuși să facă greșeli, mai ales atunci când vine vorba de gramatică sau ortografie, și asta este complet normal. Cu toate acestea, companiile ar trebui să încerce să reducă la minimum posibilitatea cuvintelor scrise greșit în e-mailuri, mesaje și alte forme de interacțiune B2C. Șabloanele pentru serviciul clienți sunt o modalitate excelentă de a obține acest lucru.” } }, { “@type”: “Întrebare”, “name”: “Cum puteți economisi timp cu șabloanele pentru serviciul clienți?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Răspuns”, “text”: “Utilizând șabloane, echipa de asistență se poate concentra pe abordarea efectivă a problemelor întâmpinate de clienți, mai degrabă decât pe timpul petrecut pe tastare. Acestea fiind spuse, este important să subliniem că nu toate problemele pot fi rezolvate folosind un șablon, dar se va reduce considerabil pierderea de timp.” } }] }