Scrisori de mulțumire

Un e-mail de mulțumire sau o scrisoare de mulțumire?

Ținând cont de mărimea și tipul de afacere pe care o conduceți, precum și de numărul de clienți cărora doriți să le exprimați recunoștința, puteți opta fie pentru e-mail, fie pentru scrisori de mulțumire tipărite (trimise prin poștă). Câțiva factori de care trebuie să țineți cont atunci când alegeți între cele două sunt:

• Timpul de livrare:  Cel mai devreme o scrisoare tradițională va ajunge în ziua următoare celei în care o trimiteți. Dacă momentul nu este critic, puteți trimite o scrisoare. Dar atunci când este necesară o urmărire promptă – cum ar fi mulțumirea unui client pentru achiziție – e-mailul va fi mai convenabil.
• Gradul de formalitate: Deoarece e-mailurile sunt considerate mai puțin formale decât scrisorile în lumea afacerilor, dacă preferați să mențineți o comunicare formală cu clienții – optați pentru scrisori.
• Conținutul mesajului: E-mailul permite adăugarea de grafice, imagini, videoclipuri, link-uri sau atașarea de fișiere – dacă doriți ca mesajul de mulțumire să fie mai creativ decât un simplu text tipărit, e-mailul este o cale de urmat.
• Restricții de buget: Trimiterea e-mailurilor este mai ieftină, trimiterea scrisorilor necesită cheltuieli suplimentare (hârtie, tipărire, taxă de servicii poștale). Pentru o afacere globală care are clienți în întreaga lume, e-mailul ar putea fi singura opțiune rezonabilă.

Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire pentru clienți

Orice scrisoare de apreciere a clienților ar trebui să fie în general structurată într-un stil mai formal decât un e-mail și ar trebui să includă întotdeauna anumite componente de bază ale scrisorii de mulțumire. Mai jos sunt câteva sfaturi utile pentru crearea unei scrisori de mulțumire perfecte pentru clienții dvs.:

1. Folosiți salutul corespunzător

Alegerea salutului potrivit pentru scrisorile de apreciere depinde de relația pe care o aveți cu clientul. Este totuși mai bine să folosiți saluturi mai formale, cum ar fi: „Dragă domnule /doamnă Carter,” sau „Dragă John,”.  Salutul informal precum; „Bună,”„Salutări,” sau „Salut,” trebuie evitat. Asigurați-vă, de asemenea, că ați verificat de două ori ortografia numelui destinatarului, altfel riscați să faceți o impresie proastă încă de la început.

2. Rămâneți la scopul scrisorii

Singurul scop al unei scrisori de mulțumire ar trebui să fie arătarea aprecierii și exprimarea recunoștinței față de clienții fideli. Rezistați tentației de a vă prezenta din nou afacerea. Nu menționați nicio vânzare viitoare, oferte speciale, produse noi sau orice altceva care poate fi considerat o reclamă. Pentru că ar putea distrage atenția clientului de la ideea inițială.

3. Adăugați câteva rânduri de urmărire

După ce mulțumiți unui client pentru afacerea sa, luați în considerare adăugarea unei declarații de urmărire care să arate că sunteți atent la nevoile clientului. Aceasta ar putea fi menționarea faptului că sunteți întotdeauna disponibil dacă are întrebări sau nelămuriri cu privire la produsele sau serviciile dvs. Sau, pur și simplu, întrebați dacă puteți face ceva pentru a le spori satisfacția.

4. Includeți marca dvs.

Pentru ca o scrisoare să aibă un aspect profesional, asigurați-vă că folosiți un antet care poate include numele companiei, logo-ul sau alte informații de branding. Un antet de scrisoare bine conceput face ca o scrisoare să aibă un aspect unic, asigură vizibilitatea mărcii dvs., ajută la verificarea autenticității acesteia în fața destinatarului și creează o impresie generală de profesionalism.  

5. Folosiți încheierea corectă

Când încheiați o scrisoare de mulțumire, este important să folosiți un cuvânt sau o expresie profesională și respectuoasă. Puteți selecta cel mai des utilizat „Cu sinceritate” sau „Cu respect”, sau ceva mai personal „Cele mai bune urări”, „Cu stimă și respect”, „Cu apreciere” sau„Cu recunoștință”.  Încheieri precum „Întotdeauna”, „Salutări”, „Dragoste” sau „Aveți grijă” sunt considerate prea informale pentru scrisorile de afaceri și ar trebui să fie evitate.

6. Încheiați cu o semnătură

Deși este dificil pentru întreprinderile mari să facă scrisorile de mulțumire să pară personale, adăugarea unei semnături în josul scrisorii poate contribui la adăugarea cel puțin a unui anumit nivel de personalizare. Deși s-ar putea să nu fie întotdeauna posibil să adăugați o semnătură scrisă de mână, chiar și una tipărită va arăta întotdeauna mai bine decât un simplu nume dactilografiat.

Exemple de scrisori de mulțumire pentru clienți

1. Mulțumirea clienților pe termen lung pentru loialitatea lor

2. Sărbătorirea unei etape importante a companiei

3. Manifestarea recunoștinței la sfârșit de an

Descoperiți pe cont propriu

Cunoștințele sunt importante, dar numai atunci când sunt puse în practică. Testați totul în academia noastră chiar în cadrul LiveAgent.

Articole conexe

Academia LiveAgent

Would you like to improve your knowledge about customer service? Check out our extensive guides, tips & tricks inside LiveAgent academy.

Șabloane de e-mail de apreciere a clienților

Descoperiți șabloane gratuite de e-mail de apreciere a clienților pe LiveAgent pentru a stimula loialitatea și satisfacția. Personalizați comunicările și întăriți relațiile cu clienții, folosind șabloane pentru diverse ocazii. Vizitați acum și îmbunătățiți strategia de apreciere a clienților!

Listă de verificare privind calitatea apelurilor serviciului clienți

Nu veți putea niciodată să vă mulțumiți toți clienții, dar cu ajutorul acestei liste de verificare a calității apelurilor din cadrul serviciului clienți puteți oferi un sprijin excepțional pentru cei care au cea mai mare nevoie de el.

Introducere în aprecierea clienților

Aprecierea clienților poate fi definită ca o măsură a eforturilor unei companii față de clienții săi. Citiți mai multe despre cum să vă apreciați clienții.