Gestionarea conținutului vs. gestionarea cunoștințelor

Era digitală modernă ne determină să înțelegem importanța exploatării puterii informației. În contextul gestionării datelor valoroase, termenii gestionare a conținutului și gestionare a cunoștințelor apar destul de frecvent. Acest articol își propune să pună în lumină diferențele esențiale dintre acestea și modul în care se întrepătrund pentru a stimula creșterea afacerii.

Ce este gestionarea conținutului?

Gestionarea conținutului, denumită adesea CM, este un set de procese care sprijină colectarea, gestionarea și publicarea informațiilor în orice formă sau mediu. În ultimii ani, gestionarea conținutului a fost asociată în mod predominant cu conținutul digital, cum ar fi postările de pe bloguri de pe diverse site-uri web și conținutul de pe platformele social media.

Deci, ce înseamnă acest lucru în termeni de utilizare în viața reală? Gestionarea conținutului asigură faptul că conținutul potrivit este disponibil pentru persoanele potrivite la momentul potrivit. Aceasta implică crearea, editarea, organizarea și furnizarea de conținut într-un mod eficient, eficace și ușor de utilizat.

Gestionarea conținutului poate fi un instrument neprețuit pentru oricine trebuie să gestioneze o cantitate mare de informații, fie că este vorba de text, imagini, videoclipuri sau alte forme de date.

Ce este managementul cunoștințelor?

Gestionarea cunoștințelor, cunoscută și sub denumirea de KM, este o abordare mai holistică care implică crearea, partajarea, utilizarea și gestionarea cunoștințelor în cadrul unei organizații. Nu este vorba doar despre gestionarea conținutului, ci și despre valorificarea acelui conținut pentru a îmbunătăți eficiența, productivitatea angajaților și procesul decizional.

Gestionarea cunoștințelor este un proces de afaceri integral pentru organizațiile care doresc să profite la maximum de expertiza lor colectivă. Aceasta include întreprinderile, dar se extinde și la agențiile guvernamentale, instituțiile de cercetare și alte organizații cu o abordare centrată pe cunoștințe.

Comparație între managementul conținutului și managementul cunoștințelor

Deși gestionarea conținutului și gestionarea cunoștințelor pot părea similare, acestea au scopuri diferite și joacă roluri unice în cadrul unei organizații. Înțelegerea diferențelor cheie dintre acestea este esențială pentru ca întreprinderile să își gestioneze eficient informațiile și să le valorifice pentru a stimula creșterea și inovarea.

1. Focus și scop

După cum am menționat deja, responsabilitatea principală a gestionării conținutului este crearea, organizarea și publicarea conținutului digital. Scopul său este de a raționaliza procesele de creare a conținutului, asigurând coerența și accesibilitatea pe diverse platforme.

Cadrul de gestionare a cunoștințelor, pe de altă parte, se concentrează pe captarea, organizarea și partajarea cunoștințelor în cadrul unei organizații, utilizând software de gestionare a cunoștințelor și baze de cunoștințe interne și externe.

Elementele de conținut care se regăsesc adesea în baza de cunoștințe a unei companii și în alte depozite de gestionare a cunoștințelor conțin ghiduri practice, jurnale ale problemelor rezolvate de clienți și ghiduri tehnice complete. Gestionarea cunoștințelor urmărește să sporească colaborarea, să îmbunătățească procesul decizional și să încurajeze inovarea prin valorificarea expertizei colective interne.

2. Domeniul de aplicare al informațiilor

Gestionarea conținutului, inclusiv a textului, imaginilor, clipurilor video și a altor media, se ocupă de conținutul structurat și nestructurat. Aceasta se concentrează pe gestionarea conținutului pe tot parcursul ciclului său de viață, de la creare la arhivare, utilizând instrumente esențiale de servicii pentru clienți în social media.

Gestionarea cunoștințelor cuprinde o gamă mai largă de informații, inclusiv cunoștințe explicite (cum ar fi documentele și bazele de date) și cunoștințe implicite (cum ar fi experiența). Scopul său este de a capta și distribui ambele tipuri de cunoștințe în beneficiul întregii organizații.

3. Structura informațiilor

Sistemele de gestionare a conținutului organizează conținutul pe baza unor taxonomii, categorii sau etichete predefinite. Se asigură că conținutul este ușor de căutat și accesibil pentru utilizatori.

Funcțiile software de gestionare a cunoștințelor se concentrează pe captarea și structurarea cunoștințelor colective pentru a reflecta contextul și relațiile acestora. Acestea utilizează tehnici precum grafurile de cunoștințe, ontologiile și rețelele semantice pentru a facilita recuperarea fără efort a cunoștințelor de pe o singură platformă.

4. Rolurile și contribuțiile utilizatorilor

Gestionarea conținutului implică roluri precum creatorii de conținut, editorii și editorii. Fiecare dintre aceste roluri contribuie la crearea și întreținerea conținutului. Între timp, utilizatorii sunt în primul rând cei care consumă conținutul.

În schimb, managementul cunoștințelor consideră fiecare membru al unei organizații ca fiind un bun care poate contribui cu cunoștințe. Această abordare încurajează participarea activă a tuturor angajaților, indiferent de rolul lor specific. Procesul de gestionare a cunoștințelor pune accentul pe schimbul de cunoștințe, pe colaborare și pe învățarea colectivă.

5. Fluxul de lucru și colaborarea

Sistemele de gestionare a conținutului pentru întreprinderi includ adesea funcții de flux de lucru pentru a facilita procesele de creare, revizuire și aprobare a conținutului. Colaborarea se limitează de obicei la crearea și editarea conținutului.

Pe de altă parte, sistemele de gestionare a cunoștințelor acordă prioritate colaborării și promovează o cultură a partajării și difuzării cunoștințelor. Acestea oferă instrumente pentru redactarea colaborativă, forumuri de discuții și rețele sociale pentru a încuraja participarea activă.

6. Contextualizare și relevanță

În ceea ce privește gestionarea conținutului, aceasta se concentrează pe furnizarea de conținut relevant către utilizatori pe baza unor criterii predefinite, cum ar fi interogările de căutare sau preferințele utilizatorilor. Scopul său este de a oferi potențialilor clienți experiențe personalizate și de a optimiza furnizarea de conținut.

Gestionarea cunoștințelor garantează că informațiile din bazele de cunoștințe interne sunt relevante și aplicabile în situații specifice. Ea valorifică experiența din viața reală pentru a furniza ghiduri și alte conținuturi utile pentru întreaga organizație.

7. Valoarea și învățarea pe termen lung

Gestionarea conținutului se concentrează în primul rând pe furnizarea de informații către utilizatori în prezent. Deși conținutul poate fi arhivat, valoarea sa pe termen lung este adesea limitată la referințe istorice.

Cu toate acestea, sistemele de gestionare a cunoștințelor urmăresc să capteze și să păstreze cunoștințele de afaceri, asigurându-le valoarea pe termen lung. Acestea facilitează învățarea continuă, permițând angajaților să se bazeze pe cunoștințele existente și să evite reinventarea roții.

8. Unelte aplicabile

Atunci când discutăm despre gestionarea conținutului, ne vin în minte instrumente precum WordPress. O astfel de soluție este un instrument emblematic de gestionare a conținutului care permite utilizatorilor săi să creeze, să gestioneze, să stocheze și să publice conținut pe diverse site-uri web.

Pe de altă parte, când vine vorba de instrumente de gestionare a cunoștințelor, putem vorbi despre constructorul de baze de cunoștințe externe și interne LiveAgent sau chiar despre Confluence. LiveAgent este o soluție mai robustă și mai completă, dar ambele sisteme software de gestionare a cunoștințelor facilitează colaborarea internă, documentarea și gestionarea proiectelor.

Exemple de gestionare a conținutului vs. gestionarea cunoștințelor

Pentru a pune teoria în practică, haideți să vorbim despre câteva exemple reale de gestionare a conținutului și a cunoștințelor pe care le-ați întâlnit deja.

Wikipedia

Wikipedia este un prim exemplu de gestionare a cunoștințelor și de gestionare a conținutului. Este o platformă colaborativă în care utilizatorii contribuie cu articole și conținut pe diverse teme.

Platforma utilizează gestionarea conținutului pentru a organiza și clasifica articolele, asigurându-se că informațiile sunt prezentate într-un mod structurat și accesibil.

Adobe

Adobe oferă software creativ și soluții de marketing. Aceștia utilizează gestionarea cunoștințelor pentru a permite colaborarea între angajați la nivel global, împărtășind expertiză și informații.

Gestionarea conținutului este, de asemenea, esențială pentru platformele de marketing Adobe, unde acestea gestionează și distribuie conținut pe diverse canale, asigurând mesaje coerente și reprezentarea mărcii. Mai jos, puteți găsi o comparație între pagina lor de gestionare a conținutului și cea de gestionare a cunoștințelor.

Aveți nevoie de gestionarea conținutului sau de gestionarea cunoștințelor?

În mod ideal, o afacere prosperă ar trebui să le utilizeze pe amândouă. În peisajul actual, crearea, organizarea, stocarea și furnizarea de informații a devenit o formă de artă. Ca urmare, majoritatea întreprinderilor beneficiază de o strategie fiabilă de gestionare a conținutului și de gestionare a cunoștințelor. Iată câteva motive pentru care este așa:

Gestionarea conținutului vă poate aduce:

• Fluxul de informații simplificat: Atât sistemele de gestionare a conținutului, cât și cele de gestionare a cunoștințelor asigură un flux fluid de informații în cadrul organizației. Acest lucru contribuie la reducerea redundanței și la îmbunătățirea eficienței.

• Îmbunătățirea colaborării: Aceste sisteme promovează colaborarea între angajați prin furnizarea unei platforme pentru partajarea și accesarea cu ușurință a informațiilor.

• Mesaje coerente: Gestionarea conținutului asigură coerența mesajelor companiei pe toate platformele, ceea ce este esențial pentru menținerea identității mărcii.

• Eficiența costurilor: Acestea contribuie la reducerea costurilor operaționale prin automatizarea diferitelor sarcini legate de crearea, distribuirea și stocarea conținutului.

• Conformitatea cu reglementările: Sistemele de gestionare a conținutului ajută la menținerea înregistrărilor și a documentelor în conformitate cu cerințele de reglementare, reducând riscul de neconformitate.

• Satisfacția clienților: Prin furnizarea de informații exacte și în timp util, aceste sisteme contribuie la îmbunătățirea serviciilor și a satisfacției clienților.

• Scalabilitate: Ambele sisteme sunt scalabile și pot crește odată cu afacerea, asigurându-se că nevoile de gestionare a informațiilor ale companiei sunt întotdeauna satisfăcute.

Managementul cunoștințelor vă poate aduce:

• Îmbunătățirea procesului decizional: Acestea furnizează informații exacte, actualizate și complete, care ajută la luarea de decizii în cunoștință de cauză.

• Păstrarea cunoștințelor: Gestionarea cunoștințelor ajută la păstrarea cunoștințelor valoroase ale angajaților, care ar putea fi pierdute atunci când aceștia părăsesc organizația.

• Creșterea productivității: Oferind acces ușor la informații și reducând timpul petrecut în căutarea datelor, aceste sisteme cresc productivitatea generală.

• Avantaj concurențial: Gestionarea cunoștințelor ajută la obținerea unui avantaj competitiv prin valorificarea cunoștințelor și expertizei colective ale organizației.

• Inovarea: Gestionarea cunoștințelor promovează inovarea prin încurajarea schimbului de idei și de bune practici în cadrul organizației.

• Gestionarea riscurilor: Acestea ajută la identificarea și gestionarea riscurilor prin furnizarea unei viziuni cuprinzătoare asupra cunoștințelor și conținutului organizației.

Care sunt tipurile de sisteme de gestionare a conținutului și de gestionare a cunoștințelor?

Iată care sunt diferitele tipuri de sisteme de gestionare a conținutului și de gestionare a cunoștințelor:

Sisteme de gestionare a conținutului:

Sistem de gestionare a conținutului web (WCMS): aceste sisteme sunt utilizate pentru gestionarea și publicarea conținutului pe site-uri web. Ele permit utilizatorilor să creeze, să editeze, să organizeze și să publice conținut digital fără a necesita expertiză tehnică. Exemplele cele mai utilizate includ WordPress, Joomla și Drupal.

Sistem de gestionare a conținutului întreprinderii (ECM): aceste sisteme sunt concepute pentru a gestiona informațiile nestructurate ale unei organizații, inclusiv documente, imagini, clipuri video și alte active digitale. Unele exemple includ SharePoint, OpenText Content Suite și Documentum.

Sistem de gestionare a documentelor (DMS): Acest tip de gestionare a conținutului se concentrează în special pe gestionarea documentelor pe parcursul ciclului lor de viață. Unele exemple notabile includ M-Files, Alfresco și LogicalDOC.

Sistem de gestionare a activelor digitale (DAM): Sistemele DAM sunt utilizate pentru stocarea, organizarea și gestionarea activelor digitale, cum ar fi imagini, videoclipuri, fișiere audio și alte media. Acestea oferă instrumente pentru gestionarea metadatelor, etichetarea activelor și recuperarea ușoară. Cele mai comune sunt Widen Collective, Bynder și Adobe Experience Manager Assets.

Sistem de gestionare a învățării (LMS): Deși sunt utilizate în principal pentru e-learning și formare, aceste platforme gestionează și furnizează conținut. Este posibil să recunoașteți instrumente LMS precum Moodle, Canvas și Blackboard.

Sisteme de gestionare a cunoștințelor:

Sistem de gestionare a cunoștințelor întreprinderii: Aceste sisteme se concentrează pe colectarea, organizarea și partajarea cunoștințelor în cadrul unei organizații. Acestea includ caracteristici precum partajarea documentelor, directoare de experți, forumuri de discuții și depozite de bune practici. Unele exemple reale includ Confluence, IBM Watson Knowledge Center și Bloomfir.

Sistem colaborativ de gestionare a cunoștințelor: Aceste sisteme pun accentul pe colaborare și pe schimbul de informații între membrii echipei. Acestea includ adesea caracteristici precum wiki-uri, blog-uri, forumuri de discuții și instrumente de colaborare în timp real. Cele mai notabile soluții software includ LiveAgent, MediaWiki și Tiki Wiki.

Sistemul de localizare a expertizei: Aceste instrumente de gestionare a cunoștințelor ajută utilizatorii să găsească experți în cadrul unei organizații pe baza competențelor, domeniilor de cunoștințe și experienței acestora. Ele ajută la conectarea persoanelor care au nevoie de informații cu cei care dețin expertiza relevantă. Exemple reale de instrumente de gestionare a cunoștințelor prin localizarea expertizei includ Swoop, Talla și ProFinda.

Sistem de conservare a conținutului: Acest tip de KMS ajută la selectarea, organizarea și prezentarea informațiilor relevante din diverse surse. Este deosebit de util pentru crearea de baze de cunoștințe, buletine informative sau biblioteci de resurse. Este posibil să recunoașteți sisteme de conservare a conținutului precum Scoop.it, Flipboard și Pearltrees.

Sistem de gestionare a cunoștințelor semantice: Aceste sisteme utilizează tehnologii semantice pentru a capta și organiza cunoștințele pe baza relațiilor dintre concepte. Ele sporesc acuratețea căutării și permit o mai bună înțelegere contextuală a informațiilor. Exemple notabile includ PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant și Synaptica.

Sistem de raționament bazat pe cazuri: Acest tip de KMS stochează și recuperează soluții la probleme sau cazuri din trecut. Ajută utilizatorii să găsească soluții relevante prin corelarea problemelor actuale cu cazuri similare din trecut. Instrumentele pe care le puteți găsi în această categorie includ Coveo, IntraFind și Primedius.

Sistemul de gestionare a inovării: Aceste sisteme promovează schimbul de idei, colaborarea și inovarea în cadrul unei organizații. Acestea includ adesea instrumente pentru colectarea ideilor, evaluarea acestora și punerea în aplicare a celor mai promițătoare. Instrumentele de gestionare a inovării adesea utilizate sunt Spigit, IdeaScale și Brightidea.

Rețineți că aceste categorii se pot suprapune, iar unele sisteme pot include caracteristici din mai multe tipuri.

Aceste sisteme se pot integra între ele?

Pentru a răspunde simplu la întrebare, da, se poate. Prin integrarea ambelor sisteme, puteți crea o soluție mai cuprinzătoare și mai eficientă pentru gestionarea atât a conținutului, cât și a cunoștințelor în cadrul unei organizații. Pentru a realiza o astfel de integrare, trebuie să selectați sisteme care sunt compatibile și care oferă API-uri sau alte mijloace de conectare și comunicare între cele două sisteme.

Întreprinderile au nevoie atât de sisteme de gestionare a conținutului, cât și de sisteme de gestionare a cunoștințelor?

Un alt răspuns direct este da. În multe cazuri, întreprinderile constată că integrarea ambelor sisteme le poate îmbunătăți strategia generală de gestionare a informațiilor. Deși depinde de dimensiunea unei organizații și de natura operațiunilor, combinarea strategiei de gestionare a conținutului și de gestionare a cunoștințelor creează o abordare mai holistică a gestionării datelor companiei.