Managementul informațiilor vs. managementul cunoștințelor

Într-o epocă în care peisajul digital este plin de cantități uriașe de date, înțelegerea nuanței dintre gestionarea cunoștințelor și gestionarea informațiilor a devenit o piatră de temelie pentru multe întreprinderi. Procesul de gestionare eficientă a informațiilor implică nu numai colectarea și clasificarea datelor, ci și asigurarea faptului că persoanele potrivite au acces la aceste informații la momentul potrivit. Vom face puțină lumină asupra acestor termeni adesea schimbați, ghidând întreprinderile prin labirintul datelor, informațiilor și creării de cunoștințe.

De ce este importantă gestionarea informațiilor pentru afacerea dumneavoastră?

Lumea dinamică a afacerilor de astăzi se bazează în mare măsură pe fluxul continuu și accesibilitatea informațiilor. Informațiile corect organizate și accesibile asigură maximizarea investițiilor în tehnologie, transformând fiecare efort tehnologic într-un activ care conduce la rezultate măsurabile. Integrarea unui proces solid de gestionare a informațiilor este parte integrantă a promovării unei experiențe pozitive a angajaților.

În plus, gestionarea raționalizată a informațiilor sporește performanța organizațională generală. Aceasta oferă claritate, reduce redundanța și sporește eficiența, favorizând astfel un mediu propice inovării. Acest lucru nu numai că oferă beneficii semnificative pentru organizații, dar modelează și cultura companiei, promovând colaborarea și comunicarea deschisă.

Gestionarea eficientă a informațiilor este mai mult decât simpla organizare a datelor. Este vorba despre transformarea acestor date într-un avantaj strategic, poziționând întreprinderile pentru a-și optimiza operațiunile și pentru a rămâne în frunte într-un peisaj de afaceri în continuă schimbare.

Ce este managementul cunoștințelor?

Cunoașterea este cu un pas mai presus decât simplele date și informații. Pornind de la analogia cu școala, în timp ce datele și informațiile ar putea fi scorurile brute la teste, care ar putea oferi o perspectivă cumulativă, precum media clasei, cunoștințele ar fi înțelepciunea pe care educatorii se bazează. Această înțelepciune, născută din sinteza datelor și a experienței individuale, ar putea ajuta educatorii să adapteze metodele de predare pentru a obține rezultate mai bune.

Luați în considerare baza de cunoștințe a unei companii, un instrument care consolidează informațiile referitoare la întrebările frecvente ale clienților. Pe măsură ce acest instrument se maturizează și asimilează cunoștințele experților, el evoluează de la un simplu depozit la o resursă esențială. Clienții pot apela acum la acest rezervor pentru a obține soluții rapide și precise, îmbunătățindu-le experiența generală.

De ce este managementul cunoștințelor important pentru afacerea dumneavoastră?

În mediul de afaceri, cunoștințele reprezintă o piatră de temelie esențială pentru creșterea și agilitatea organizațională. Disponibilitatea și accesul la cunoștințe joacă un rol central în impulsionarea acestei creșteri. Procesul de gestionare a cunoștințelor este mai mult decât o simplă colectare de expertiză; este vorba despre valorificarea strategică a acesteia pentru a stimula inovarea și a spori eficiența operațională. Prin asigurarea unui flux liber de informații, întreprinderile pot evita capcanele redundanței și se pot asigura că informațiile nu rămân captive în departamente sau persoane izolate.

Democratizarea cunoștințelor, generată de o strategie eficientă de gestionare a cunoștințelor, alimentează o cultură a învățării continue. Pe măsură ce angajații pot accesa și contribui la înțelepciunea colectivă a companiei, se observă o creștere vizibilă a adaptabilității și a pregătirii pentru a face față provocărilor. Această fluiditate în schimbul de informații conduce la o funcționare raționalizată, reducând la minimum sarcinile repetitive și optimizând utilizarea resurselor.

Un cadru solid de gestionare a cunoștințelor oferă companiilor instrumentele necesare pentru a lua decizii rapide și în cunoștință de cauză, conferindu-le astfel un avantaj competitiv. Prin transformarea datelor brute în informații utile, întreprinderile sunt mai bine poziționate pentru a naviga prin complexitatea pieței contemporane și pentru a prospera în mijlocul schimbării.

Care sunt principalele diferențe între gestionarea cunoștințelor și gestionarea informațiilor?

Atât gestionarea cunoștințelor (KM), cât și gestionarea informațiilor (IM) sunt esențiale pentru organizații, însă nu sunt sinonime. Să precizăm principalele distincții:

Natura

• IM: Implică categorizarea, stocarea și diseminarea datelor organizate. Este vorba despre prezentarea sistematică a faptelor.

• KM: merge dincolo de fapte, sintetizând informațiile cu experiența și contextul. Este vorba despre înțelegerea și aplicarea cunoștințelor.

Transferabilitate

• IM: Având în vedere natura lor structurată, informațiile pot fi transferate cu ușurință între medii.

• KM: Cunoștințele, în special cunoștințele tacite (intuitive), nu sunt ușor de transferat sau codificat.

Depozitare

• IM: Prioritizează stocarea digitală organizată, asigurând o recuperare ușoară.

• KM: urmărește captarea atât a cunoștințelor explicite (codificate), cât și a celor implicite, valorificând software-ul de gestionare a cunoștințelor și inițiativele centrate pe om.

Scop

IM: se concentrează pe claritatea și organizarea datelor.
KM: urmărește să obțină informații utile și o înțelegere strategică a datelor.

Ciclu de viață

• IM: Urmează o cale liniară – colectare, stocare, recuperare.

• KM: este iterativă, în continuă evoluție cu noi informații și experiențe.

În esență, în timp ce GI oferă o bază structurată de fapte, KM transformă aceste date în informații utile pentru organizații.

Cum îmbunătățește și extinde gestionarea cunoștințelor gestionarea informațiilor?

Gestionarea cunoștințelor nu înseamnă doar acumularea de date; este un proces dinamic de îmbunătățire și rafinare. Companiile pot începe prin a aduna date de bază, ca și cum ar înființa o secțiune inițială de întrebări frecvente. Dar, pe măsură ce încorporează feedback și expertiză, această secțiune devine mai cuprinzătoare și mai profundă. În timp, aceasta reprezintă o dovadă a angajamentului companiei față de clienții săi, devenind o resursă principală pentru ca aceștia să găsească soluții exacte și eficiente.

Platforme precum LiveAgent se află în prima linie a acestei transformări, oferind întreprinderilor instrumentele necesare pentru a trece fără probleme de la gestionarea informațiilor la gestionarea cunoștințelor. Prin punerea la dispoziția companiilor a acestor instrumente avansate, acestea își pot valorifica mai eficient datele, transformându-le în informații utile de care beneficiază în mod direct clienții lor.

Beneficiile gestionării informațiilor și cunoștințelor

Ca urmare a acestor beneficii, este esențial ca întreprinderile să adopte strategii și practici relevante. Coloana vertebrală a gestionării eficiente a cunoștințelor și informațiilor este integrarea sistemelor adecvate de gestionare a documentelor și a altor tehnologii. Un sistem de gestionare a cunoștințelor (KMS) este un astfel de instrument esențial. Este un sistem bazat pe tehnologie care captează, stochează și recuperează atât cunoștințe tacite, cât și explicite. Un KMS nu numai că furnizează un depozit centralizat pentru informații, dar oferă și funcționalități precum căutarea, categorizarea și caracteristicile de colaborare, asigurându-se că cunoștințele nu sunt doar stocate, ci și utilizate în mod eficient.

Exemple din lumea reală de implementare a managementului informațiilor și a managementului cunoștințelor

Puterea transformatoare a gestionării eficiente a informațiilor și cunoștințelor este evidentă în numeroase întreprinderi din întreaga lume. Iată câteva exemple emblematice în care companiile au integrat perfect aceste sisteme pentru a-și cataliza creșterea și a-și menține un avantaj competitiv.

Sistemul “Knowledge-Centered Support” al IBM

IBM, un pionier în industria tehnologică, a lansat sistemul “Knowledge-Centered Support”. Această inițiativă a urmărit să creeze, să mențină și să valorifice cunoștințe valoroase ca parte a procesului de asistență. Angajații au fost încurajați să documenteze soluții la probleme comune. Această bibliotecă de soluții a fost apoi făcută accesibilă întregii organizații. Rezultatul? Timpi mai rapizi de rezolvare a problemelor, costuri de asistență minimizate și o îmbunătățire generală a satisfacției clienților.

“Producția Lean” a Toyotei

Renumitul sistem de producție Toyota este un masterclass în gestionarea informațiilor. Abordarea lor de producție “Just-In-Time” necesită date precise privind nivelurile stocurilor, vitezele de producție și cererea consumatorilor. Prin procese meticuloase de gestionare a informațiilor, Toyota asigură pierderi minime, un flux continuu de piese și eficiența producției. Această abordare a fost atât de eficientă, încât a fost adoptată de industrii care depășesc cu mult producția de automobile.

“Peer Assist” al British Petroleum

British Petroleum (BP), una dintre cele mai mari companii petroliere din lume, s-a confruntat cu o provocare împărtășită de multe mari conglomerate: silozurile de cunoștințe. Pentru a rezolva această problemă, BP a lansat “Peer Assist”, o inițiativă de partajare a cunoștințelor. Înainte de a se angaja într-un proiect nou, echipele organizau întâlniri cu experți și colegi care efectuaseră sarcini similare înainte. Această sesiune de schimb de cunoștințe a permis echipelor să dobândească cunoștințe organizaționale, să evite greșelile din trecut și să inoveze mai rapid. Programul “Peer Assist” al BP a devenit un exemplu excelent de gestionare a cunoștințelor, îmbunătățind semnificativ rezultatele proiectelor.

Hewlett-Packard (HP) “HP Information Management and Analytics Services

HP a implementat cu succes un sistem de gestionare a informațiilor denumit “HP Information Management and Analytics services”. Acest sistem a ajutat la clasificarea, stocarea și extragerea datelor critice despre produse, în special în ceea ce privește microprocesoarele. Cu un hub centralizat de informații, echipele de dezvoltare a produselor au putut accesa cu ușurință datele relevante, accelerând semnificativ procesul de cercetare și dezvoltare.

Care este diferența dintre IMS și KMS?

Un sistem de gestionare a informațiilor (IMS) se referă în principal la manipularea, stocarea și recuperarea precisă a datelor și a informațiilor structurate. Obiectivul său principal este de a se asigura că informațiile corecte sunt disponibile pentru persoanele potrivite la momentul potrivit. Este vorba despre eficientizarea proceselor de prelucrare a datelor, asigurarea coerenței, preciziei și respectarea standardelor de reglementare. Un astfel de sistem este esențial într-o lume în care cantități mari de date sunt create în fiecare secundă, ceea ce face dificilă cernerea și găsirea de informații relevante.

Pe de altă parte, un sistem de gestionare a cunoștințelor (KMS) merge mai departe. Acesta este conceput pentru a gestiona atât cunoștințele explicite (procese documentate, orientări etc.), cât și cunoștințele tacite (experiențe personale, perspective și cunoștințele angajaților). Un KMS încurajează o cultură a partajării, colaborării și învățării continue în cadrul organizațiilor. Capturând și făcând accesibile aceste cunoștințe, organizațiile pot valorifica inteligența lor colectivă, încurajând inovarea și rezolvarea problemelor.

Instrumente moderne precum LiveAgent îmbină aceste două sisteme distincte. Prin integrarea capacităților centrate pe date ale unui IMS cu aspectele mai ample, axate pe cunoștințe, ale unui KMS, LiveAgent prezintă o abordare holistică. Acesta oferă întreprinderilor o platformă unificată prin care acestea își pot gestiona datele, pot extrage informații și se pot asigura că angajații lor au acces la înțelepciunea și expertiza colectivă a organizației. În esență, astfel de instrumente modelează viitorul gestionării informațiilor și cunoștințelor prin oferirea unei soluții complete și integrate. Puteți să o experimentați chiar dvs. cu testul gratuit de 30 de zile al LiveAgent.