Revizuirea software-ului de gestionare a e-mailurilor Gmail

Key takeaways

Noțiuni de bază despre caracteristicile software-ului de gestionare a e-mailurilor Gmail

Gmail nu mai are nevoie de nicio prezentare. Majoritatea oamenilor și-au creat un cont Gmail la un moment dat în viață, iar eu nu sunt diferit. Cu toate acestea, nu am încercat niciodată să configurez un cont Gmail pentru afaceri, așa că acesta este traseul pe care am decis să îl urmez pentru această recenzie.

La fel ca în cazul unui cont personal, pentru crearea unui cont de afaceri Gmail nu este necesar să furnizați datele cardului de credit în momentul înregistrării. Tot ce trebuie să faceți este să completați informațiile necesare în timpul procesului de înregistrare.

După aceea, am aruncat o privire rapidă asupra setărilor de personalizare pe care Gmail m-a îndemnat să le aleg încă de la început. După ce am apăsat butonul „Go ahead(Mergeți înainte)”, contul meu era gata de funcționare.

Am fost întâmpinat de un aspect standard al căsuței de primire. Comunitatea Google m-a întâmpinat cu un mesaj care conținea câteva sfaturi și pași suplimentari pe care îi puteam face pentru a-mi personaliza contul nou creat.

Gmail este în primul rând un serviciu de e-mail all-in-one bazat pe web, așa că nu a fost nevoie să conectez alte conturi de e-mail sau să integrez aplicații terțe pentru a începe să îl folosesc.

În meniul derulabil din partea stângă, puteți vizualiza căsuța de primire, mesajele trimise, puteți verifica dacă există spam, puteți naviga la mesajele șterse și chiar puteți începe un Google Chat. În plus, puteți crea noi etichete și categorii pentru a vă gestiona mai bine e-mailurile primite și trimise. Acest meniu, împreună cu marele buton Compune, este pâinea și untul gestionării e-mailurilor dumneavoastră.

Acum, haideți să analizăm câteva dintre caracteristicile și capacitățile care vă pot ajuta afacerea să își gestioneze e-mailurile.

Funcțiile de gestionare a e-mailurilor Gmail

În colțul din dreapta sus, lângă pictograma profilului dvs. și cele douăsprezece puncte care reprezintă aplicațiile Google, puteți găsi setările contului dvs. de Gmail.

De aici încep redirecționarea e-mailurilor și configurarea avansată a contului.

În primul rând, la fel ca mulți alții, am trecut imediat la modul întunecat prin selectarea unei Teme. Puteți face acest lucru în meniul derulant de setări sau puteți face clic pe See all settings (Vezi toate setările) și puteți alege o temă acolo. Deși existau multe combinații de culori și teme drăguțe pe care le oferea Gmail, am ales tema simplă, întunecată, care este atât de apropiată și dragă inimilor atâtor oameni.

După ce am început să mă joc cu setările, am analizat caracteristicile care s-ar putea dovedi cele mai valoroase pentru întreprinderi.

În primul rând, am observat un răspuns de vacanță. Firește, trimiterea de mesaje automate în absența ta, prin care să anunți oamenii despre indisponibilitatea ta, este crucială, așa că am configurat unul.

Puteți seta prima și ultima zi de absență și puteți personaliza mesajul după bunul dumneavoastră plac. Deși puteți adăuga linkuri către site-uri web sau departamente corespunzătoare, sau încorpora imagini, am decis să îl păstrez scurt și simplu.

O altă caracteristică care joacă un rol important într-un spațiu de lucru modern este redirecționarea e-mailurilor. De la direcționarea e-mailurilor către diferite departamente, la contactarea unui coleg pentru a vă ajuta cu o problemă deosebit de complicată sau la asigurarea că toți clienții își rezolvă problemele în absența dumneavoastră, redirecționarea e-mailurilor este, fără îndoială, un instrument de afaceri valoros.

Pentru a o configura, accesați Settings (Setări) și selectați fila Forwarding and POP/IMAP (Redirecționare și POP/IMAP). Acolo, puteți adăuga una sau mai multe adrese de redirecționare și puteți acorda acces la contul Gmail de la alți clienți care utilizează IMAP.

Pentru a adăuga o adresă de e-mail de redirecționare, faceți clic pe butonul Adăugați o adresă de redirecționare. Acest lucru declanșează o fereastră pop-up, în care trebuie să completați adresa de redirecționare, parola, serverul POP și portul și, opțional, să adăugați alte configurații. După ce ați terminat, faceți clic pe Add Account (Adăugare cont).

O altă caracteristică importantă este Modul confidențial. Gmail este considerat a fi un software sigur. Cu toate acestea, dacă doriți să adăugați un nivel de securitate, puteți pur și simplu să activați modul confidențial, care vă asigură că niciun ochi nedorit nu vă poate vedea mesajul.

Există multe alte funcționalități pe care le oferă Gmail. De la configurarea Chat și Meet, până la activarea scurtăturilor de tastatură personalizate și a șabloanelor, există o multitudine de opțiuni pe care le puteți explora.

Lucrul cu caracteristicile software-ului de gestionare a e-mailurilor Gmail

Deși am trimis multe mesaje folosind serviciul Gmail, nu m-am gândit niciodată cu adevărat cât de receptiv este, cum se simte interfața cu utilizatorul și care este senzația generală a software-ului.

Gmail este o aplicație foarte receptivă și personalizabilă. Pe lângă clientul său bazat pe web, aplicația mobilă este, de asemenea, o plăcere să lucrezi cu ea. Interfața de utilizare este foarte ușor de folosit pentru toată lumea, fie că o priviți pentru prima dată, fie că ați trimis mii de mesaje înainte.

Mi-am trimis un e-mail de test rapid pentru a vedea cât durează livrarea și, la câteva secunde după ce am apăsat butonul de trimitere, a sosit.

Puteți răspunde imediat făcând clic pe săgeata din colțul din dreapta sus sau puteți face clic pe cele trei puncte de lângă el și puteți efectua alte acțiuni, cum ar fi raportarea expeditorului, descărcarea mesajului și altele.

Răspunsul la un e-mail este foarte simplu. Tot ce trebuie să faceți este să tastați mesajul și să apăsați butonul Trimite. Dacă doriți să atașați fișiere de pe computer sau de pe Google Drive, să semnați e-mailul sau să activați modul confidențial menționat anterior, puteți face acest lucru chiar din editorul de mesaje.

Tarifele funcțiilor de gestionare a e-mailurilor Gmail

Software-ul de gestionare a e-mailurilor Gmail este gratuit. Pentru a vă înscrie pentru un cont personal sau de afaceri, nu trebuie să vă abonați la niciun plan sau să furnizați datele cardului de credit. Cu toate acestea, există câteva planuri Google Workspace care includ gestionarea e-mailurilor și necesită plată.

Business Starter

Pentru 6 dolari pe utilizator/lună, cu un angajament pe un an, vă puteți bucura de caracteristici precum un e-mail de afaceri personalizat și securizat, întâlniri video cu 100 de participanți, 30 GB de stocare pentru fiecare utilizator și multe altele.

Business Standard

Acesta este cel mai popular nivel de abonament Google Workspace. Costă 12 dolari pe utilizator/lună cu un angajament pe un an și oferă caracteristici extinse, cum ar fi 2 TB de stocare per utilizator, întâlniri video cu 150 de participanți cu înregistrări și altele.

Business Plus

Pentru 18 dolari pe utilizator/lună, cu un angajament pe un an, puteți lucra cu funcții avansate, cum ar fi e-mailuri de afaceri securizate personalizate + eDiscovery, întâlniri video cu 500 de participanți cu înregistrări și monitorizare a prezenței și 5 TB de stocare per utilizator, printre altele.

Companii și întreprinderi

Pentru a obține o ofertă pentru acest nivel de abonament, trebuie să contactați departamentul de vânzări al Google. Avantajele acestui plan de tarifare includ e-mailuri de afaceri securizate personalizate + criptare eDiscovery și S/MIME, atâta spațiu de stocare cât aveți nevoie, întâlniri video cu 500 de participanți cu înregistrare, urmărire a prezenței, anulare a zgomotului, streaming live în domeniu și asistență îmbunătățită pentru clienți.

Concluzie

În ciuda lipsei emoției și a misterului de a interacționa cu un software pentru prima dată, disecarea unei aplicații bine cunoscute a fost o experiență deosebită. Gmail nu lasă prea multe de dorit în ceea ce privește gestionarea e-mailurilor. Sigur, nu face parte dintr-un software de ticketing conceput pentru a gestiona volume mari de interacțiuni cu clienții, dar nu a pretins niciodată că ar fi așa ceva. Și asta este problema cu Gmail. Software-ul știe ce este și nu încearcă să se supraliciteze, promițând lucruri pe care nu poate sau nu este proiectat să le ofere.

În concluzie, majoritatea persoanelor cu acces la internet au folosit Gmail și continuă să revină la el. Întreprinderile de pe tot globul găsesc în permanență modalități de a-l încorpora în operațiunile lor din numeroase domenii.

Așadar, ca să rezum recenzia mea, testarea Gmail a fost ca și cum te-ai întoarce în orașul tău natal. Deși îl cunoști bine, există încă unele colțuri pe care le poți explora și care îți aduc sentimentul de uimire aproape pierdut.