Revizuirea software-ului de gestionare a e-mailurilor Zendesk

Key takeaways

Noțiuni de bază despre caracteristicile software-ului de gestionare a e-mailurilor Zendesk

Zendesk oferă o versiune de încercare gratuită care vă oferă acces la toate caracteristicile necesare ale software-ului de gestionare a e-mailurilor. Procesul de înregistrare vă cere să confirmați înregistrarea de probă printr-un link de e-mail. După aceea, puteți specifica experiența de încercare și puteți selecta câți utilizatori aveți nevoie, precum și instrumentele pe care doriți să vă concentrați. Puteți sări peste această secțiune, dar vă recomand să o completați, deoarece poate face diferența la începutul utilizării.

După ce ați terminat cu această configurare, puteți începe să explorați interfața Zendesk. Atunci când accesați Zendesk pentru prima dată, ecranul principal oferă o selecție de ghiduri care vă pot ajuta să vă familiarizați cu setul bogat de funcții. Ghidurile vă arată cum să utilizați fiecare funcționalitate și cum să le configurați. Vă puteți angaja cu un tutorial pentru configurarea sistemului de ticketing, care reprezintă o parte importantă a funcționalității de gestionare a e-mailurilor din Zendesk. Deoarece sunt deja puțin familiarizat cu Zendesk, am decis să sar peste el deocamdată și să progresez în mod natural.

Deși Zendesk creează o adresă de e-mail dedicată pentru dvs., puteți adăuga oricând mai multe conturi de e-mail în sistem. Puteți accesa Centrul de administrare făcând clic pe pictograma rotiță din meniul din stânga, care vă va duce la setări. Accesați secțiunea Channels (Canale) și veți putea găsi setările de e-mail.

Aveți opțiunea de a crea mai multe adrese Zendesk sau de a conecta conturi de e-mail externe. Rețineți că Zendesk adaugă și adresa de e-mail pe care ați folosit-o în timpul înregistrării. Această secțiune vă permite, de asemenea, să vă personalizați setările de e-mail pentru a vă îmbunătăți experiența de utilizator.

Zendesk vă cere să configurați redirecționarea e-mailurilor din contul de e-mail existent, dacă nu utilizați Gmail. Această secțiune a configurării oferă instrucțiuni pas cu pas despre cum să faceți acest lucru, dar informațiile sunt foarte generale și cel mai bine ar fi să căutați în altă parte un ghid specific pentru contul dvs. de e-mail. Totuși, acest proces nu ar trebui să fie dificil în majoritatea cazurilor și ar trebui să terminați rapid, cu excepția cazului în care folosiți un serviciu de e-mail învechit.

Odată ce ați adăugat adresele de e-mail și ați configurat redirecționarea, ar trebui să fiți gata. Eu nu m-am jucat cu setările de ticketing sau de e-mail, deoarece nu am considerat că este necesar, dar puteți face acest lucru oricând. Înainte de a trece la testare, să aruncăm o privire la ce caracteristici de gestionare a e-mailurilor vă puteți aștepta în Zendesk.

Funcțiile de gestionare a e-mailurilor Zendesk

Zendesk oferă o cantitate impresionantă de funcționalități pentru diverse cazuri de utilizare; multe dintre ele se aplică și la gestionarea e-mailurilor. Puteți gestiona e-mailuri cu un număr nelimitat de adrese și puteți utiliza formulare de contact în orice plan de abonament. Toate limitele de dimensiune a fișierelor atașate la tichete sunt stabilite la 50 MB. Unul dintre planuri vă oferă funcții de arhivare automată a e-mailurilor. În plus, puteți utiliza roboți de răspuns pentru a gestiona anumite sarcini și pentru a crea noi fluxuri de lucru.

Zendesk oferă, de asemenea, o interfață complet tradusă și funcții avansate de gestionare a contactelor. Puteți utiliza evaluări ale satisfacției clienților și sondaje de monitorizare. Caracteristicile de gestionare a e-mailurilor includ, de asemenea, partajarea și transmiterea de tichete între mai multe conturi, câmpuri condiționate pentru tichete și formulare de tichete multiple. Inbox-ul este hibrid, ceea ce înseamnă că puteți utiliza și alte canale în afară de e-mail și puteți vedea toate mesajele într-un singur loc. Zendesk suportă răspunsuri predefinite, precum și reguli de afaceri și raportare personalizate.

Lucrul cu caracteristicile software-ului de gestionare a e-mailurilor Zendesk

Lucrul cu Zendesk este intuitiv și ușor. Mi-am trimis câteva e-mailuri de test pentru a testa performanța sistemului. Toate e-mailurile au ajuns destul de repede și nu au existat perioade lungi de așteptare. De asemenea, Zendesk trimite imediat un răspuns automat către expeditor, informându-l că mesajul de e-mail a fost primit. Cu toate acestea, Zendesk nu pare să trimită niciun fel de notificare care să te informeze cu privire la mesajele noi. Singurul mod în care am putut afla despre mesajele noi a fost vizitând sistemul de ticketing.

Zendesk are o funcție de file de tichete, ceea ce înseamnă că puteți trece rapid de la o conversație deschisă la alta fără a căuta în căsuța de e-mail. Este destul de ingenios și, chiar dacă această funcție poate părea standard, nu este întotdeauna prezentă în alte programe de gestionare a e-mailurilor. După ce deschideți un tichet, interfața este destul de standard, și spun că este un lucru bun. Ne-am obișnuit cu un anumit layout de e-mail, așa că ar putea fi foarte contraproductiv să îl schimbăm doar pentru a adăuga un factor de uimire. Zendesk face o treabă bună cu interfața.

Câmpul de răspuns ar putea fi prea mic pentru e-mailurile mai lungi, dar se întinde atunci când mesajul atinge o anumită lungime, astfel încât funcționalitatea sa este bună. Zendesk oferă diverse funcții în întreaga interfață, facilitând modificarea statutului e-mailurilor și tichetelor, notarea datelor despre clienți sau lăsarea de note pentru alți utilizatori, adăugarea de atașamente la e-mailuri sau aplicarea de răspunsuri predefinite la comunicarea prin e-mail.

Secțiunea Inbox vă permite să efectuați acțiuni în masă. Puteți unifica e-mailurile selectate într-un singur tichet, ceea ce este foarte util dacă aveți mai multe e-mailuri de la un contact cu același subiect. De asemenea, puteți actualiza tichetele în bloc prin intermediul opțiunii de editare. Această funcție vă permite să adăugați etichete în bloc, să modificați prioritățile, tipurile de e-mailuri și multe altele. Celelalte două opțiuni includ ștergerea e-mailurilor și marcarea lor ca mesaje SPAM. O altă caracteristică de menționat este filtrarea, care facilitează sortarea în căsuța de primire pe baza unor criterii predefinite.

În general, Zendesk oferă funcții destul de bune de gestionare a e-mailurilor și poate fi un software excelent de gestionare a e-mailurilor. Funcțiile nu sunt copleșitoare și sunt ușor de familiarizat cu ele, indiferent dacă sunteți începător sau utilizator experimentat. Primirea și răspunsul la e-mailuri funcționează fără bug-uri sau alte dificultăți care ar putea să vă oprească fluxul de lucru.

Prețul funcțiilor de gestionare a e-mailurilor Zendesk

Zendesk este una dintre soluțiile care oferă numeroase opțiuni de tarifare. Acestea diferă în ceea ce privește seturile de caracteristici și fiecare dintre ele este potrivită pentru un caz de utilizare diferit. Deoarece în această analiză ne uităm doar la funcțiile de gestionare a e-mailurilor de la Zendesk, vă voi prezenta planurile care includ această funcționalitate.

Echipa de asistență

Acest plan costă 19 dolari pe lună pentru fiecare agent. Oferă un sistem de ticketing care poate fi folosit pentru gestionarea e-mailurilor și puteți conecta și alte canale de comunicare, cum ar fi social media. Beneficiați de toate funcțiile de gestionare a e-mailurilor menționate anterior în această recenzie, precum și de acces la reguli de afaceri, detalii și istoric al clienților, rutare în funcție de statutul și capacitatea agentului și acces la integrări și aplicații.

Support Professional

Planul Support Professional costă 49 de dolari pe lună pentru fiecare agent. Beneficiați de toate funcțiile din planul anterior, dar și de adăugiri, cum ar fi rutarea bazată pe competențe, orele de lucru, sondaje de satisfacție a clienților și multe altele.

Support Enterprise

Acest plan este cel mai scump dintre opțiunile planului de asistență. Costă 99 de dolari pe lună pentru fiecare agent. Acesta vă oferă acces la toate caracteristicile din cele două planuri anterioare și adaugă roluri și permisiuni personalizate pentru echipe, spații de lucru personalizabile, stocare de date de la terți, un mediu de testare sandbox și multe altele.

Concluzie

Zendesk este o opțiune excelentă pentru nevoile dumneavoastră de gestionare a e-mailurilor, deoarece se comportă foarte bine ca software de gestionare a e-mailurilor. Caracteristicile sunt suficiente și ușor de utilizat pentru orice caz de utilizare. În mare parte, nu veți avea probleme în navigarea interfeței. Cu toate acestea, Zendesk poate deveni destul de scump dacă decideți să achiziționați unul dintre planurile mai extinse. Așadar, dacă sunteți în căutarea unei soluții de gestionare a e-mailurilor mai rentabile, fără a face compromisuri în ceea ce privește funcțiile și ușurința de utilizare, ar putea merita să explorați o altă alternativă Zendesk.