Șabloane de e-mail de urmare a apelurilor

Un e-mail de urmărire după un apel este o parte importantă a serviciilor pentru clienți, a vânzărilor și a recrutării. Acesta poate contribui la consolidarea relației dintre dumneavoastră și cealaltă parte. De asemenea, poate ajuta la rezolvarea oricăror probleme nerezolvate care ar fi putut apărea în timpul apelului.

Cu aceste modele, vă vom arăta cum să structurați un e-mail de urmărire după un apel. De asemenea, vă vom oferi câteva sfaturi pentru a vă asigura că e-mailul de follow-up lasă o impresie pozitivă.

De asemenea, trimiterea unui e-mail de follow-up ajută la stabilirea legăturii pe care ați făcut-o cu persoana respectivă. Îi permite să vă contacteze din nou dacă are nevoie de mai multe informații, îi reamintește despre conversația voastră și vă menține în prim-planul atenției sale.

Titlul unui e-mail de follow-up profesional va varia în funcție de contextul apelului. Cu toate acestea, următoarele sfaturi generale vă pot ajuta să găsiți un titlu eficient:

• Dacă ați făcut un apel la rece sau ați prezentat un produs sau un serviciu, utilizați numele companiei sau al produsului în titlul e-mailului. Acest lucru va împrospăta memoria destinatarului și îi va reaminti cine sunteți.
• Dacă ați fost la un interviu pentru un loc de muncă, folosiți „urmărire după interviu” ca titlu al e-mailului dumneavoastră.
• Dacă ați avut o întâlnire cu un client la telefon, folosiți „Urmărirea întâlnirii telefonice” ca titlu al e-mailului dumneavoastră.
• Dacă ați vorbit cu un potențial colaborator, folosiți „urmărire după întâlnire” ca titlu al e-mailului dumneavoastră.

În orice caz, titlul trebuie să fie direct la subiect și să indice despre ce este vorba în e-mail.

Linii de subiect pentru șabloanele de e-mail de urmare a apelurilor

Liniile de subiect sunt importante pentru că ajută la stabilirea tonului pentru e-mailul dumneavoastră. De asemenea, ele oferă destinatarului o previzualizare a subiectului mesajului.

Cum să scrieți un e-mail de urmărire după un apel

Pentru că veți face un follow-up după un anumit apel, trebuie să vă referiți întotdeauna la acesta în mod specific. Chiar dacă apelul a durat doar un minut, menționați despre ce a fost vorba în conversație. În acest fel, destinatarul va ști că e-mailul este un răspuns la conversația dvs. anterioară.

Deschiderea trebuie să fie politicoasă și scurtă, mulțumind persoanei pentru timpul acordat. De asemenea, puteți menționa cât de mult v-a plăcut să vorbiți cu ea și vă puteți exprima dorința de a vorbi din nou în curând.

Corpul e-mailului ar trebui să dezvolte punctele ridicate în timpul apelului. Dacă există probleme nerezolvate, acesta este momentul să le abordați. De asemenea, vă puteți oferi să furnizați mai multe informații sau să luați orice măsuri suplimentare pentru a face să avanseze relația profesională. Dacă aveți fișiere suplimentare de atașat, faceți-o aici.

E-mailul dvs. trebuie să fie concis și la obiect. Încercați să nu depășească trei paragrafe și asigurați-vă că fiecare paragraf se concentrează pe un singur punct.

E-mailul dvs. trebuie să se încheie întotdeauna cu o cerere politicoasă de răspuns. De asemenea, îi puteți reaminti cititorului disponibilitatea dvs. viitoare, în cazul în care acesta dorește să ia legătura cu dvs. Oferiți-le câteva opțiuni de contact, astfel încât să o poată alege pe cea mai convenabilă pentru ei.

Ce să includeți într-un e-mail de follow-up după un apel

[Titlu] exemple și șablon de e-mail

Vă mulțumim pentru timpul acordat

Urmărirea întâlnirii telefonice

Apel de urmărire [Data]

Despre convorbirea noastră de săptămâna trecută

Urmărirea apelului – [Data]

Am vrut doar să continui

După apelul nostru

Urmărire rapidă

O scurtă urmărire după convorbirea noastră

Atingerea bazei cu privire la apelul nostru

Mulțumesc pentru apel

Clarificări după apelul nostru

A trecut ceva timp.

Verificare

După apelul nostru telefonic

Follow up e-mail după un apel bune practici

Elaborarea unui e-mail de follow-up după un apel nu trebuie să fie dificilă dacă urmați bunele practici. Iată câteva sfaturi care să vă ajute:

• Mulțumiți-i persoanei pentru timpul acordat și repetați că v-a făcut plăcere să vorbiți cu ea.
• Recapitulați principalele puncte ale conversației și orice măsuri care au fost convenite. Acestea pot fi foarte evidente acum, dar există întotdeauna posibilitatea ca ceva să fie uitat mai târziu.
• Verificarea termenelor limită și a etapelor următoare. Dacă ceva întârzie proiectul, acesta este cel mai bun loc pentru a menționa acest lucru.
• Încheiați cu o cerere politicoasă de feedback. Mulțumiți-i din nou destinatarului și spuneți-i că așteptați cu nerăbdare să primiți vești de la el în curând.
• Nu fiți prea insistent și acordați-i celuilalt timp suficient pentru a vă răspunde. În unele cazuri, poate fi mai bine să reveniți la o dată ulterioară.
• Nu subestimați puterea politeții. Deși ați putea fi nerăbdător să treceți la următoarea sarcină, trimiteți totuși întotdeauna un e-mail de urmărire politicos.
• If any information or documents were shared, be sure to include a link or attachment in the email for easy reference. No matter if you have already shared it before or not, you want everything to be easy to find for the other person.
• Always proofread your email before sending it. Typos can easily be missed in a rush, and they can make you look unprofessional. Double-check for grammar mistakes too – there’s nothing worse than a follow-up email with errors.
• Give the recipient a choice as to how to follow up with you. Even if your last interaction was via a call, it doesn’t mean all future communication must be as well. Sometimes people prefer to communicate via email, and there’s nothing wrong with that. Let them know what you’re comfortable with, and ask how they would like to continue the conversation.
• Ask any questions that you still have about the conversation. This gives the other person an additional opportunity to clarify anything they may have missed, as well as show that you paid attention.
• Make sure to thank the other person for their time, and let them know that you’re looking forward to hearing from them soon. While it’s easy to overdo this one, a little gratitude can make a difference.

Summary

Following up after a phone call is always a good idea, no matter how the conversation went. By sending an effective follow-up email, you can make sure that all the details are clear and that everyone is on the same page.